(0472) 54-37-18, | 33-44-80  info@inagro.com.ua mail

Заказать обратный звонок

X Заказать обратный звонок:
Заполните все поля в форме ниже

Любой бизнес, как правило, создается с целью приносить прибыль. Предприятия по хранению и переработке сельскохозяйственной продукции не исключение. Причем, залогом продуктивной деятельности, чаще всего, понятие управляемости предприятия.

Но если в части управляемости сравнить сельскохозяйственное предприятие с любым другим, то понимаешь, что в данной отрасли воплотить в жизнь это понятие гораздо сложнее, чем на любом другом производственном предприятии.

На руку этому  играют многие факторы, например: низкая квалификация персонала в регионах, часто низкий культурный уровень населения, исторически низкий уровень зарплат (который провоцирует воровство), большая территориальная удаленность производственных участков (особенно если речь идет о растениеводстве).

В последнее время в сельскохозяйственное производство вкладываются большие средства, в агробизнес пошли большие компании. Как большой компании с центром управления, например, в Киеве, контролировать работу удаленного аффилированного подразделения? Как обеспечить прозрачность и достоверность учета в компании? Как эффективно управлять такими группами компаний?

Все эти вопросы очень актуальны. В данном документе мы попытаемся раскрыть некоторые механизмы контроля работы перерабатывающего предприятия: элеватора, мельницы, комбикормового и семенного производства.

Когда речь идет об элеваторе, то первоочередной задачей перед собственником является контроль зерна: ввоза, вывоза, переработки.

Ключевые понятия

Выделим некоторые понятия, с которыми нам придется работать: организационная структура предприятия, ключевые пользователи, подразделения, механизмы контроли, виды контроля.

Организационная структура предприятия

Выделим ключевые для контроля подразделения предприятия:

  • Администрация
  • Бухгалтерия
  • Лаборатория
  • Весовая
  • Производство
  • Охрана
  • ИТ-служба
  • Прочие подразделения

Мы осознано не перечисляем все подразделения предприятия, т.к. для нас в данный момент наиболее приоритетной задачей является контроль зерна, его движение и переработка.

Ключевые персонажи

Выделим ключевых персонажей предприятия, деятельность которых так или иначе будет связана с контролем: нам либо придется их контролировать, либо они сами будут контролировать других сотрудников:

  •    Директор
  •  Бухгалтер
  •  Охранник
  •  Лаборант
  •  Весовщик
  •  Начальник производства
  •  Администратор базы
  •  Прочий персонал

Основные проблемы

Выделим основные явления, с которыми нам предстоит бороться:

  •  Воровство – проблема воровства стоит достаточно широко. Воровство бывает крупным и мелким, но при этом его суть не меняется. Воровство – это несанкционированное присвоение определенными лицами активов предприятия. Главная задача системы контроля - если не искоренить это явление, то, по крайней мере, значительно уменьшить возможность совершения данного преступления.
  •  Безответственность – наличие такого явления приводит к потерям активов, порче имущества и другим явлениям через преступную пассивность персонала, невозможность вовремя выполнять необходимые регламентные мероприятия. Система должна поддерживать в определенном тонусе персонал, формировать регламентные задачи ,контролировать исполение поставленных задач.
  •  Нелегальные доходы – желание некоторых представителей персонала заработать, используя активы предприятия. Другими словами, речь идет об использовании оборудования предприятия в собственных целях.
  •  Искажение качества зерна – на элеваторах данная проблема является одной из самых ощутимых, т.к. качественные показатели впрямую влияют на расчеты с владельцами зерна, расчет зачетного веса продукции. Качество продукции определяется постоянно, как при въезде зерна, так при выезде, перемещении или переработке. Очень важно добиться адекватности и точности в проведении лабораторных анализов.
  •  Сговор – данное явление представляет собой наличие определенных отношений между ключевыми лицами, которые порождают конфликт интересов, часто создают благоприятную атмосферу для злоупотреблений. Поэтому данному вопросу нужно уделять особое внимание, исключить данное явление или в значительной степени его затруднить.
  • §Искажение данных – несанкционированное и преднамеренное внесение изменений в учетную систему с целью либо скрыть определенные хозяйственные операции, либо внести в систему фиктивные данные, либо исказить параметры ранее зарегистрированных операций.
  • Искажение отчетности – такое явление как искажение фактических данных актуально в больших компаниях, когда дочерняя структура обязана предоставлять данные в материнскую компанию. Система контроля обязана исключить человеческий фактор на пути следования информации о деятельности предприятия.

Виды контроля

Понятно, что степени и виды воздействия на персонал, типы и степени контроля могут быть различные. По сути можно выделить основные виды контроля:

  •  Организационные мероприятия – административные решения, организационные мероприятия, должностные инструкции, внутренние регламенты, распорядки и графики работы. Как правило, решение об организационных мероприятиях принимаются руководством предприятия или уполномоченными представителями компании с формирование соответствующих внутренних приказов, писем  и распоряжений. Как правило, ценность данных средств управления заключается в адекватности, прозрачности и оперативности принятия необходимых для бизнеса управляющих решений.
  •  Аппаратные средства – применение механизмов, агрегатов, контроллеров, дополнительного оборудования или электронной техники для контроля технологических процессов, определения веса зерна, учета количества выполненных технологических операций (взвешиваний), определения температуры в хранилищах, системы видеонаблюдения, шлагбаумы и др. средства. Наличие аппаратных средств контроля технологических процессов позволяет исключить человеческий фактор, обеспечить независимую оценку происходящим процессам. Данные средства, как правило, являются наименее гибкими среди перечисленных в данном разделе инструментов, т.к. ограничены предварительно заложенными в них функциональными возможностями.
  •  Программные комплексы – применение написанных специалистами (программистами) фрагментов программного кода с целью обеспечение сбора данных, функции учета деятельности предприятия, анализа данных, обработки и передачи данных в управляющую компанию, формирования отчетности, а также управления бизнес-процессами (технология организации «рабочих столов»). На наш взгляд, данные технологии являются наиболее гибкими средствами контроля, т.к. позволяют достаточно быстро реализовывать новые функциональные возможности, адаптировать применяемое программное обеспечение к реальным процессам, изменяющимся стандартам и принципам управленческого учета, применяемым в компании.

Механизмы контроля

Исходя из собственного опыта работы с элеваторами, предлагаем в рамках данного документа рассмотреть следующие средства и методы контроля:

Организационные

  •  Организация работы охраны
  • Контроль въезда и выезда, пропускная система
  •  Дублирование функций подразделений и отдельных исполнителей
  •  Инспекции, инвентаризации и ревизии
  •  Ротация кадров
  •  Ограничение информации (изоляция)
  •  Организация документооборота и отчетности
  •  Контроль выполнения регламентных процедур
  •  Система мотивации на результат работы
  •  Размещение базы в управляющей компании
  •  Бюджетное управление

Аппаратные

  •  Шлагбаумы
  •  Электронные весы
  • Автоматические пробоотборники
  •  Автоматические анализаторы качества
  •  Видеонаблюдение
  •  Штрих-сканеры
  •  Системы АСУ ТП (автоматизированные системы управления технологическими процессами)
  •  Электронные ключи
  •  Датчики температур
  •  Счетчики бункерных весов

Программные

  • Система оперативного учета (ОУ)
  •  Система бухгалтерского учета (БУ)
  •  Система управленческого учета (УУ)
  •  Система количественно-качественного учета зерна (ККУ)
  •  Организация учета по местам хранения
  •  Система контроля бизнес-процессов (БП, технология «рабочих столов»)
  •  Системы автоматического определения номера транспортных средств
  •  Системы постановки задач и контроля выполнения
  •  Анализ данных, определение тенденций
  •  Автоматическое считывание данных весов
  •  Накопление «подозрительных событий»
  •  Контроль времени выполнения операций
  •  Связь с системами АСУ ТП (импорт данных)
  •  Система оперативной отчетности (ОО)
  • Система регистраций операций и событий (журнал регистрации)
  • Протоколирование действий пользователей (сохранение промежуточных расчетов)
  •  Консолидация отчетности в управляющей компании (консолидация отчетности)
  •  Консолидация данных в управляющей компании (транзакционная консолидация)
  •  Ограничение прав доступа

 Матрица контролей

Попробуем обобщить опыт решения задач контроля на предприятиях, совместить информацию о ключевых специалистах, основных видах нарушений и способах их предотвращения.

В результате анализа собственного опыта мы получили следующую матрицу:

№ п/п

Ключевые лица

Основные проблемы

Виды контроля

Организационные

Аппаратные

Программные

1 Охранник Сговор Организация работы охраны Контроль въезда и выезда, пропускная система Ротация кадров; Видеонаблюдение; Шлагбаумы Штрих-сканеры Электронные ключи Система контроля бизнес-процессов; Контроль времени выполнения операций;
Воровство
Безответственность
2 Лаборант Искажение качества Дублирование функций подразделений и отдельных исполнителей; Ротация кадров; Инспекции, инвентаризации и ревизии; Ограничение информации (изоляция); Автоматические пробоотборники; Автоматические анализаторы качества; Видеонаблюдение; Система контроля бизнес-процессов; Система количественно-качественного учета зерна; Анализ данных, определение тенденций; Накопление «подозрительных событий»; Контроль времени выполнения операций; Система регистраций операций и событий; Протоколирование действий пользователей;
Безответственность Инспекции, инвентаризации и ревизии; Контроль выполнения регламентных процедур; Датчики температур Системы постановки задач и контроля выполнения

3

Весовщик

Искажение данных

Организация работы охраны

Электронные весы;

Видеонаблюдение

Автоматическое считывание данных весов;

Контроль времени выполнения операций

Безответственность

Организация работы охраны

Видеонаблюдение

Система контроля бизнес-процессов

4

Начальник производства

Искажение данных

Инспекции, инвентаризации и ревизии;

Организация документооборота и отчетности

Электронные весы;

Системы АСУ ТП;

Счетчики бункерных весов

Организация учета по местам хранения

Связь с системами АСУ ТП

Безответственность

Контроль выполнения регламентных процедур

 

Системы постановки задач и контроля выполнения

5

Бухгалтер

Искажение данных

Организация документооборота и отчетности

 

Система бухгалтерского учета (БУ)

Анализ данных, определение тенденций;

Система регистраций операций и событий;

Протоколирование действий пользователей;

Искажение отчетности

Организация документооборота и отчетности

   

6

Директор

Нелегальные доходы

Воровство;

Сговор

Инспекции, инвентаризации и ревизии;

Система мотивации на результат работы;

Бюджетное управление

 

Консолидация отчетности в управляющей компании;

Консолидация данных в управляющей компании

Система управленческого учета;

7

Администратор базы

Искажение данных;

Сговор

Размещение базы в управляющей компании;

 

Ограничение прав доступа;

Система регистраций операций и событий;

Протоколирование действий пользователей;


Организационные

Организация работы охраны

Организация работы подразделения Охрана – отдельная тема для обсуждения. Этому вопросу посвящено множество дополнительных материалов, статей. В основном, все они сводятся к следующим нескольким моментам:

  • Привлечение сторонних специализированных охранных подразделений и организаций;
  •  Ротация кадров внутри собственных подразделений;
  • Жесткие регламенты работы, отчетность;
  • Мероприятия по повышению дисциплины;
  • Другие мероприятия.

Данный вопрос, по большому счету, не является предметом данного документа.

Контроль въезда и выезда, пропускная система

В организационном аспекте пропускная система должна обеспечить:

  • Идентификацию транспортного средства, водителя и владельца груза;
  • Присвоение индивидуального кода;
  • Осмотр транспортного средства;
  • Предварительный осмотр груза;
  • Регистрация въезда, выезда.

Подробно организация пропускной системы будет рассмотрена в отдельном разделе.

Дублирование функций подразделений и отдельных исполнителей

Когда цена ошибки пользователя достаточно велика, необходимо работать с данным риском. Одна из форм уменьшения ошибки – дублировать данную функцию.

В большой степени данная технология касается работы лаборатории. Необходимо организовать параллельное определение качества зерна, анализировать расхождения в показателях, определить допуски по расхождениям в показателях. С организационной точки зрения, желательно, что бы данные службы были конкурирующими. Конкурентная среда позволит уменьшить возможность сговора между ответственными лицами.

Инспекции, инвентаризации и ревизии

Классический метод борьбы с хищениями и злоупотреблениями. При условии наличия на предприятии оперативного учета фактические остатки в складах должны соответствовать данным в системе учета.

Ротация кадров

Ротация кадров должна обеспечить невозможность формирования длительных и устойчивых связей между ключевыми специалистами предприятия с целью осуществления хищений и прочих злоупотреблений.

Ограничение информации (изоляция)

Данный механизм позволяет уменьшить возможность махинаций, в частности, при работе лаборатории, исключить человеческий фактор (предвзятость) при определении качества зерна.

Для этого необходимо обеспечить следующее:

  •  Отдельное помещение;
  •  Независимый отбор проб;
  •  Присвоение индивидуального номера пробы;
  •  Передача проб в лабораторию;
  •  Учет результатов лабораторных исследований.

В организации такого механизма участвуют несколько служб.

Организация документооборота и отчетности

Правильно организованный внутренний документооборот позволяет исключить возможность искажения данных первичных документов, подтасовку данных в отчетности, подлог документов.

Контроль выполнения регламентных процедур

На предприятии должны быть определенные регламенты выполнения технологических и прочих процедур. Причем, они касаются как производственных, так и прочих подразделений. Речь идет о периодическом выполнении определенных проверок, инвентаризаций, сверок, контролей, формировании отчетности и прочих действий.

В рамках организации системы контролей на предприятии необходимо обеспечить:

  • Автоматическую постановку задач специалистам;
  • Контроль своевременности выполнения таких работ;
  • Анализ исполнительной дисциплины.

Система мотивации на результат работы

Этот вопрос выходит за рамки данного документа, решается индивидуально в компании в рамках управленческого консалтинга.

Размещение базы в управляющей компании

Для оптимизации затрат на лицензирование используемого компанией программного обеспечения имеет смысл рассматривать вариант размещения информационной базы в управляющей компании.

Этот вариант размещения информационной базы полезен еще и тем, что появляется возможность жесткого централизованного ограничения и контроля доступа пользователей к данным системы.

Кроме того, затраты на администрирование централизованной данной системы также будут снижены.

Бюджетное управление

Бюджетное управление в группе компаний позволяет установить финансовые рамки компании, планировать деятельности, определять цели и задачи менеджменту компании.

Данный вопрос решается в рамках управленческого консалтинга, комплекса мероприятий по постановке бюджетного управления в компании.

Аппаратные

Шлагбаумы

Шлагбаумы и прочие пропускные комплексы должны обеспечивать проезд/проход только при условии обязательной идентификации субъекта.

Электронные весы

Электронное весовое оборудование позволяет значительно уменьшить человеческий фактор в части отражения в системе результатов взвешивания.

Автоматические пробоотборники

Автоматические пробоотборники – тема достаточно молодая. Данное оборудование представляет собой щуп, который обеспечивает гарантированный отбор пробы по всей глубине кузова, автоматическую передачу пробы в лабораторию.

Данное средство должно повысить точность определения качества зерна.

Автоматические анализаторы качества

На сегодня, на рынке аппаратного обеспечения присутствует несколько предложений, в той или иной мере решающих задачу автоматического определения качественных показателей зерна.

Подбор комбинации такого оборудования для компании является предметом дополнительных исследований и консультаций с поставщиками оборудования.

Видеонаблюдение

Система видеонаблюдения обеспечивает постоянный контроль за определенными участками территории предприятия. остановимся на некоторых аспектах функционирования данных систем.

Производители оборудования для видеонаблюдения предлагают аналоговые и цифровые комплексы. Мы в работе отдаем предпочтение цифровым комплексам, т.к. данные системы имеют более тонкие настройки по частоте кадров. Это позволяет оптимизировать размер архивных файлов.

Кроме того, для уменьшения объема фиксируемой информации активно применяются датчики движения. Камера производит запись изображения только при наличии в кадре движущихся объектов.

В системе управления предприятием настраивается способ взаимодействия с системой видеонаблюдения. Это может быть:

  • Фотографирование – запись статического изображения как в информационной базе, так и отдельно на жесткий диск;
  • Запись временной координаты – фиксация времени свершения хозяйственной операции для дальнейшего просмотра связанных с хозяйственной операцией видеофрагментов.

Для уменьшения стоимости проекта организации видеонаблюдения, И при условии удовлетворительного качества изображения, можно использовать web-камеры.

Штрих-сканеры

Применение штрих-сканеров, при наличии у водителя оригинального штрих-кода, позволяет свести к минимуму задержки по идентификации транспортного средства, водителя и организации (владельца груза).

С помощью штрих-сканирования можно регистрировать перемещение транспорта по территории предприятия, прохождение ними контрольных точек.

Электронные ключи

Система применения электронных ключей относится к системам идентификации субъектов – является аналогом систем штрих-сканирования.

Системы АСУ ТП (автоматизированные системы управления технологическими процессами)

Данные системы применяются на новых элеваторах. При этом управление пусками/остановами технологических процессов (открытие/закрытие заслонок, пуск/остановы транспортерных лент и др.) производится с компьютера – пульта управления.

При этом система накапливает статистику о выполненных работах, перемещенном зерне, показания датчиков температур. Использование данных АСУ ТП в системе управления предприятием позволяет повысить достоверность данных о результатах деятельности предприятия.

Датчики температур

Данное оборудование позволяет оперативно отслеживать температуру в зернохранилищах. Применение данной аппаратуры в комплексах АСУ ТП позволяет оперативно реагировать на изменения температуры, повысить ответственность производственного персонала, специалистов лаборатории.

Счетчики бункерных весов

Данное оборудование является частью АСУ ТП, но на старых элеваторах бункерные весы, как правило, не связаны ни с какими другими системами. При этом необходимо организовать отражение показаний счетчика в первичных документах, оперативную регистрацию данных в системе.

Программные

Система оперативного учета (ОУ)

Система обеспечивает оперативную регистрацию хозяйственных операций, имеет свою систему оперативной отчетности.

Система бухгалтерского учета (БУ)

Классическая система бухгалтерского и налогового учета, обеспечивает формирование регламентированной отчетности.

Система управленческого учета (УУ)

Система управленческого учета объединяет в себе все подсистемы, не относящиеся к бухгалтерскому и оперативному учету, например:

  • Управление финансами;
  • Управление автотранспортом;
  •  Бюджетное управление;
  •  Планирование.

Система количественно-качественного учета зерна (ККУ)

Количественно-качественный учет - учет зерна в соответствии с инструкцией №661 от 13.10.2008г.

Организация учета по местам хранения

По стандартам количественно-качественного и бухгалтерского учета зерно учитывается в разрезе  складов (материально-ответственных лиц). Этого не достаточно для контроля перемещения зерна в пределах элеватора.

Для повышения контроля за движением зерна по территории предприятия вводят учет по местам хранения (бункерам, хранилищам, емкостям). Необходимо отметить, что сложность данного метода заключается в том, что при этом необходимо обеспечить отражение в первичных документах информации о местах хранения, что не всегда является возможным.

Часто учет по местам хранения становится возможным с обеспечение автоматической связи с АСУ ТП.

Система контроля бизнес-процессов (БП, технология «рабочих столов»)

Данная технология относится к средствам автоматизации бизнес-процессов на предприятии, позволяет:

  •  Организовать каждому сотруднику «рабочие столы»;
  •  Обеспечивать жесткое следование бизнес-процессам;
  •  Ограничивать количество вводимой информации;
  • Ограничивать права доступа к данным;
  • Контролировать исполнительскую дисциплину.

Внедрение системы, как правило, становится возможным после систематизации и частичной оптимизации бизнес-процессов предприятия, что само по себе является консалтингом.

Системы автоматического определения номера транспортных средств

Данное программное обеспечение дает возможность ускорить процесс идентификации транспортного средства на пропускном пункте. К сожалению, точность данного метода пока оставляет желать лучшего.

Системы постановки задач и контроля выполнения

Это - своего рода, органайзер, специалисты предприятия имеют возможность поставить задачу подчиненному и проверить ее исполнение. Данная система применяется совместно с «Системой контроля бизнес-процессов».

Анализ данных, определение тенденций

Данные методы позволяют анализировать тенденции и выводить закономерности. Такого рода анализ проводится для выявления искажений в данных и отчетности, скрытых злоупотреблений.

Автоматическое считывание данных весов

Обязательным условием уменьшения злоупотреблений на весовой является автоматическое считывание показаний электронных весов. Как правило, большинство поставщиков весового оборудования обеспечивают такую возможность.

Накопление «подозрительных событий»

Часто для выявления злоупотреблений в системе, требуется определенное время, поиск тенденций – накопление статистики по подозрительным событиям.

В системе управления предприятием есть возможность ввода контрольных проверок (контрольных точек, пороговых и эталонных значений), нарушение которых будет фиксироваться как «подозрительное событие».

Контроль времени выполнения операций

В системе управления предприятием большинство первичных документов должно вводиться оперативно – в момент выполнения операции. Для каждого документа в системе фиксируется дата и время создания.

Фиктивные документы, как правило, вводятся в систему с опозданием или задним числом. Система может анализировать введенные пользователями документы, искать отклонения по времени и дате ввода.

Связь с системами АСУ ТП (импорт данных)

Системы АСУ ТП накапливают достоверную информацию о фактических производственных процессах. Эта информация может быть импортирована в систему управления для сравнения с учетными данными.

Система оперативной отчетности (ОО)

Менеджеры компании для принятия решения должны обладать достоверной и оперативной информацией. Система формирования оперативной отчетности обеспечивает как руководителей элеватора, так и менеджеров управляющей компании всеми необходимыми данными.

Система регистраций операций и событий (журнал регистрации)

Система управления предприятием позволяет регистрировать время выполнения всех действий пользователей:

  • Вход в систему;
  •  Создание справочников;
  • Ввод первичных документов;
  • Формирование отчетов;

Эта информация может быть использована для определения квалификации пользователей, их активности и адекватности, отлавливать исправление ранее введенных в систему документов.

Протоколирование действий пользователей (сохранение промежуточных расчетов)

Данная возможность в чем-то похожа на описанную в предыдущем разделе подсистему, но имеет ряд особенностей, например:

  •  Регистрирует события, связанные с редактированием данных документов;
  • Регистрирует результаты автоматических расчетов;
  • Регистрирует ручные изменения результатов автоматических расчетов;
  • Ищет расхождения между автоматическими расчетами и данными, введенными вручную.

Данная подсистема предназначена для выявления преднамеренных нарушений технологии расчетов, принятой в системе.

Консолидация отчетности в управляющей компании (консолидация отчетности)

В группе компаний существует стандарт внутригрупповой отчетности. Применение единой системы управления предприятием позволяет:

  • унифицировать отчетность;
  •  сократить время на ее подготовку;
  • отследить историю формирования отчета;
  •  обеспечить связь данных отчета с первичными документами;
  •  многое другое.

Консолидация данных в управляющей компании (транзакционная консолидация)

Консолидация в управляющей компании данных об операционной деятельности каждого элеватора позволяет постоянно «держать руку на пульсе», получать оперативные данные, анализировать выполнение текущих бизнес-процессов.

Данная организация информационной базы требует больших системных ресурсов, но значительно увеличивает информированность менеджеров компании.

Ограничение прав доступа

Классическая технология индивидуальных прав пользователей позволяет ограничить права как персонально, так и определенным группам.