(0472) 54-37-18, | 33-44-80  info@inagro.com.ua mail

Заказать обратный звонок

X Заказать обратный звонок:
Заполните все поля в форме ниже

На сегодняшний день существует множество информационных систем, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов предприятий. И порой трудно сделать правильный выбор в пользу какой-либо из них.

Даже при глубоком анализе предложений и принятом на его основании решении не всегда удается избежать ошибок. Ведь необходимо учитывать множество факторов: специфику самого предприятия, возможности информационной системы, компетентность внедренческой команды и другие.

Когда потребность в автоматизации бизнес-процессов компании становится очевидной, руководитель сталкивается с проблемой принятия грамотного ИТ-решения, которое позволило бы достичь желаемых стратегических целей. Итак, поэтапно процесс выбора информационной системы (ИС) можно изложить следующим образом:

  • определение целей внедрения на управленческом уровне;
  • постановка задач и определение бюджета;
  • экспресс-диагностика бизнес-процессов предприятия;
  • определение функциональных требований к системе и внедренческой компании;
  • составление «длинного списка» ИС (поиск и подбор ИС, более-менее удовлетворяющих выдвинутым требованиям);
  • организация тендера поставщиков программных решений;
  • детальный сравнительный анализ ИС, оценка предложений поставщиков с учетом условий и цен;
  • составление «короткого списка» ИС (выбор на основе проведенного анализа нескольких ИС из «длинного списка» с учетом ключевых параметров, например, оценки систем, интерфейса, функциональности, быстродействия и т. д.);
  • непосредственное знакомство с внедренцем (изучение его внедренческого опыта, специфики и принципов работы и т. д.);
  • учет возможных рисков;
  • окончательный выбор информационной системы.

На первый взгляд, все выглядит как будто бы просто и понятно. Однако, несмотря на очевидность, неизбежно возникают и другие вопросы.

Вопрос 1. Кому доверить выбор информационной системы?

а) IT-специалисту компании? Ведь он разбирается в программном обеспечении, способен найти нужную систему. Однако сомнительность такого решения состоит в том, что штатный IT-специалист вряд ли будет приветствовать дополнительную нагрузку, особенно если круг его обязанностей и без того достаточно широк. Кроме необходимости разобраться в информационной системе и установить ее, встанет вопрос обучения сотрудников предприятия. А это процесс непростой и длительный, не только требующий терпения и умения объяснять, но и отвлекающий от других, на его взгляд, более важных дел. Поэтому зачастую IT-специалист сознательно затягивает выбор системы, долго выбирая то, что удобно конкретно ему, а не предприятию в целом. Нередко после выбора удобной исключительно для него системы оказывается, что она мало применима для других пользователей и не учитывает план реализации бизнес-интересов компании. При этом очень велика вероятность того, что система так и не будет запущена в реальную работу или будет работать не более чем на 50% от своих возможностей, не решая поставленные задачи руководства.

б) …сторонним специализированным компаниям? Можно доверить выбор и внедрение системы разработчику или его официальным партнерам, специалисты которых обучены технологиям внедрения продуктов. Это будет профессиональный выбор системы под задачи руководства.

Высококвалифицированные специалисты компании-разработчика досконально владеют всей линейкой программ и смогут оптимально подобрать, а также быстро и профессионально адаптировать систему под Ваше предприятие.

в) …рабочей группе, сформированной из руководящего звена и сотрудников разного уровня, вовлеченных в процесс автоматизации? Плюсы здесь очевидны: полученная информационная система не только реализует требования руководства предприятия, но и удобна в работе для непосредственных исполнителей; участие сотрудников при выборе системы повышает шансы того, что система будет действительно использоваться.

Поэтому лучше всего осуществлять выбор информационной системы по смешанному типу, с привлечением как сторонних профессионалов, так и собственных специалистов, в том числе вовлеченных в процесс автоматизации бизнес-процессов. В таком случае выбор будет максимально объективным, а выбранная система позволит Вам эффективно работать длительное время.

Вопрос 2. На что в первую очередь стоит обратить внимание при подборе версии информационной системы управления?

Выбирая информационную систему, очень важно прежде всего определить задачи компании, учесть планы развития, достичь четкого понимания ожидаемых результатов от автоматизации, определить бюджет и оценить возможные риски.

Более детально стоит обратить внимание на следующие факторы:

  1. 1)функциональность ИС и предоставляемые пользователям возможности;
  1. 2)совокупная стоимость владения информационной системой, включающая стоимость установки и настройки, ее последующие обновления и поддержание в рабочем состоянии;
  1. 3)эффективность и возможные сроки окупаемости информационной системы;
  1. 4)технологичность ИС, иными словами, что у системы «внутри» и, следовательно, насколько она надежна, долговечна, производительна, в конце концов, современна;
  1. 5)перспективы дальнейшего развития ИС (будет ли она развиваться и поддерживаться поставщиком в будущем);
  1. 6)«гибкость» ИС (в зависимости от потребностей);
  1. 7)безопасность, а именно предупреждение несанкционированного доступа;
  1. 8)относительная простота и доступность системы в освоении пользователями;
  1. 9)возможность работать в удаленном режиме (при необходимости);

10)технические характеристики системы.

Вопрос 3. Что является более важным – правильный выбор ИС или компании-поставщика?

Ответ более чем очевиден: и то, и другое. При четко изложенных поставщику требованиях и пожеланиях к информационной системе есть гораздо больше шансов получить в итоге самую подходящую и удобную информационную систему. Квалифицированные специалисты внедряются в среду предприятия, видят ее изнутри, разговаривая с разнопрофильными специалистами практически на одном языке. В то время как даже самая удачная, по мнению руководства, выбранная информационная система сама по себе не может гарантировать успешную работу без должного сопровождения со стороны внедренческой компании. Внедрение даже самого совершенного ИТ-решения неопытным поставщиком может привести к большим финансовым потерям и отсутствию ожидаемого эффекта. И сразу распознать «правильного» поставщика не так уж и просто.

Вопрос 4. Каковы критерии выбора компании-поставщика?

Постарайтесь узнать как можно больше информации о компании, предлагающей свои услуги Вашему предприятию, поинтересуйтесь квалификацией и опытом специалистов выбранной компании-поставщика. Ознакомьтесь с результатами внедрения данной системы на других предприятиях и отзывами клиентов, получите презентацию и демонстрацию выбранного продукта и проч.

Попытайтесь получить ответы на вопросы:

  • Поставляется ли Вам полностью готовая к работе система или полуфабрикат, требующий от Вас доработки? Сможет ли поставщик при необходимости доработать программу согласно Вашим потребностям? Есть ли у вас специалисты, способные гарантировано выполнить доработку продукта?
  • С Вами будет работать непосредственно разработчик системы, или речь идет о длинной цепочке посредников с неизвестным уровнем подготовки и опыта выполнения аналогичных работ?
  • Есть ли у поставщика специалисты по внедрению и сопровождению? Какова их квалификация?
  • Существуют ли формализованные методики работ, или все делается, как «бог на душу положит»?
  • Предусмотрены ли процедуры снижения рисков (опытная эксплуатация, «пилотные» проекты, устранение выявленных ошибок и т. д.)?
  • Каким образом компания-поставщик может обеспечить быстрое освоение информационной системы сотрудниками заказчика (учебные экспресс-курсы без отрыва от производства, семинары, пособия и т. д.)?

Помимо этого, необходимо заранее определить уровень и качество сервиса в послепродажный период, а именно:

  • возможность выбрать необходимый и в тоже время достаточный для заказчика уровень сопровождения системы – от сопровождения своими силами при минимальной консультационной поддержке («горячая линия») до полного обеспечения работоспособности системы поставщиком;
  • доступность сервисов;
  • оперативное реагирование на заявки и запросы, налаженная система их учета и обработки;
  • полнота решения возникающих вопросов, решения по существу;
  • быстрое устранение выявленных ошибок, допущенных разработчиком;
  • льготные условия поставки новых версий системы;
  • информирование об изменениях в системе и выходах новых версий;
  • желание и стремление идти клиенту навстречу при решении тех или иных проблем;
  • культура отношений с клиентом.

Итак, выбор информационной системы можно считать удачным, если удовлетворяются следующие требования:

  • правильно произведена диагностика текущего состояния, определены цели и задачи компании, учтены все требования вовлеченных отделов (филиалов);
  • решение вполне технически зрелое, обещания поставщика соответствуют действительности, реализована необходимая функциональность;
  • решение адаптировано (или может быть адаптировано) для Вашего предприятия;
  • достаточно ресурсов для настройки и внедрения системы;
  • налажено сотрудничество с поставщиком, у которого есть квалифицированные специалисты, которые знают технологию и знакомы со спецификой производства заказчика;
  • внедрение и сопровождение системы осуществляется профессионально;
  • решение сообразуется с выделенным бюджетом компании.

Таким образом, к процессу выбора информационной системы, как и её поставщика, следует подходить основательно. Этот процесс требует глубокого понимания целей внедрения, требований к информационной системе и к поставщику, высокой технической компетенции, изучения рынка информационных систем – как самих систем, так и поставщиков.

Очень надеемся, что эта публикация поможет сориентироваться и сделать правильный выбор информационной системы, что в конечном итоге обязательно приведет к оптимизации труда и общему повышению показателей предприятия.

Желаем удачи!